Załącznik do zarządzenia nr 14/2024
Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 im. J. Korczaka w Chojnowie
z dnia 09.09.2024r
PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
W SZKOLE PODSTAWOWEJ NR 4 IM. J. KORCZAKA W CHOJNOWIE
Podstawa prawna:
Postanowienia ogólne
§ 1
Procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej procedurą określa zasady zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Przedszkolu/Szkole/Placówce/Zespole*.
§ 2
Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o:
1)Szkole lub Pracodawcy – należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową nr 4 im. J. Korczaka w Chojnowie
2) Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Szkoły;
3) pracownikach - należy przez to rozumieć pracowników zatrudnionych w Szkole na podstawie ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych lub ustawy z 26 stycznia 1974 r. Kodeks pracy oraz nauczycieli, wychowawców i innych pracowników pedagogicznych zatrudnionych na podstawie ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela;
4) zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne i zewnętrzne dotyczące naruszenia prawa
5) zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa pracodawcy;
6) zgłoszeniu zewnętrzne – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu.
7) ujawnieniu publicznym - podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
8) informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informacje potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;
9) kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć obecne lub przyszłe działania związane z pracą, w ramach których – niezależnie od charakteru tych działań – osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;
10) naruszeniu – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;
11) działaniu następczym – należy przez to rozumieć działania podjęte przez odbiorcę głoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
12) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę, która pomaga sygnaliście w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona w kontekście związanym z pracą;
13) osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny zgłaszającego;
14) osobie, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;
15) informacji zwrotnej - należy przez to rozumieć przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
16) działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane z dokonanym zgłoszeniem naruszeń, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia (np. szykanowanie, dyskryminacja, inne formy wykluczenia lub nękania);
17) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca o ochronie sygnalistów.
Podmioty uprawnione do dokonania zgłoszenia (sygnaliści)
§ 3
1. Zobowiązanymi do stosowania się do niniejszej Procedury są wszyscy pracownicy oraz osoby pozostaje w innych relacjach o charakterze zarobkowym.
2. Osoby o których w ust. 1 będą uznane za sygnalistów w rozumieniu ustawy jeżeli spełnią łącznie następujące warunki:
1) posiadają status wskazany w art. 4 ustawy w tym:
2) dokonują zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego albo ujawnia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą na rzecz Przedszkola/Szkoły/Placówki/Zespołu* albo w związku z taka pracą,
3) przedmiotem informacji o naruszeniu prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
4) miały uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Sposoby przekazywania zgłoszeń
§ 4
1. Zgłoszenia mogą być przekazywane według wyboru Sygnalisty ustnie i pisemnie poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w Szkole
1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: szkola@sp4chojnow.pl
2) w formie listownej na adres korespondencyjny: Małgorzata Cieśla - wicedyrektor wstawić stanowisko osoby odpowiedzialnej za przyjęcie zgłoszenia i podać adres ul. Konarskiego 4, kod: 59-225, miejscowość Chojnów z dopiskiem na kopercie „Do rąk własnych”;
3) telefonicznie pod nr 768188593.;
4) na wniosek sygnalisty – podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w siedzibie Szkoły w wyznaczonym terminie, nie dłuższym niż 14 dni, liczonych od dnia otrzymania takiego wniosku
2. Przesyłki listownej adresowane na adres Szkoły z dopiskiem: „Do rąk własnych” nie podlegają otwarciu w sekretariacie Szkoły i po zarejestrowaniu przekazywane są bezpośrednio do osoby o której mowa w ust. 1 pkt 2.
3. Zgłoszenie o który mowa w:
1) ust. 1 pkt 3 jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg,
2) ust. 1 pkt 4 jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.
4. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy lub spotkania przez ich podpisanie.
5. Sygnalista dokonując zgłoszenia ma obowiązek podania co najmniej następujących informacji:
1) imię i nazwisko,
2) statusu jako sygnalisty, o którym mowa w § 3 ust. 2 pkt 1 (np. pracownik, stażysta),
3) adres do kontaktu (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej)
4) opis naruszenia prawa (uzasadnionego podejrzenia)
5) ewentualnie imię i nazwisko osoby, której dotyczy zgłoszenie, świadków.
6. Wzór formularza zgłoszenia który można wykorzystać składając zgłoszenie stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.
§ 5
Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
§ 6
Nie przewiduje się możliwości zgłaszania naruszeń anonimowo.
Zadania podmiotów zaangażowanych w organizacje obsługi zgłoszeń
§ 7
Za wykonywanie zadań wynikających z Procedury odpowiadają:
1) Dyrektor Szkoły, który w szczególności:
a) zapewnienia wdrożenie Procedury, w tym zasoby niezbędne do realizacji zadań wynikających z niniejszej Procedury,
b) osobiście angażuje się w rozwój systemu przeciwdziałania naruszeniom,
c) promuje kulturę organizacyjną opartą na przeciwdziałaniu wszelkim naruszeniom,
d) ustala i dzieli kompetencje pomiędzy pracowników Szkoły, w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania naruszeniom;
2) Wicedyrektorka, która realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie procedury zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych, w szczególności poprzez:
a) przyjmowanie zgłoszeń,
b) prowadzenie rejestru zgłoszeń,
c) obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia,
d) podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
e) działania następcze prowadzone są poprzez:
f) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec:
g) uniemożliwienie uzyskania dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
h) zapewnienie poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu; ochrona poufności obejmuje informacje, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu;
i) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań,
j) prowadzenie kampanii informacyjnych wśród pracowników zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń;
3) pracownicy Szkoły, którzy w szczególności:
a) na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone naruszenia,
b) udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia naruszeń.
Zasady postępowania ze zgłoszeniem
§ 8
1. Przyjmowaniem zgłoszeń, ich rejestrowaniem oraz podejmowaniem działań następczych, zajmuje się pracownik na stanowisku, o którym mowa w § 7 pkt 2.
2. Jeżeli zgłoszenie dotyczy pracownika na stanowisku, o którym mowa w ust. 1 zgłoszenie należy przekazać Dyrektorowi Szkoły.
3. Zgłoszenia rejestrowane są w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych. Wzór rejestru stanowi Załącznik nr 2 do Procedury.
4. Zgłoszenie wymaga potwierdzenia w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej). Wzór formularza potwierdzenia zgłoszenia stanowi załącznik nr 3 do Procedury. Potwierdzenie następuje pisemnie: osobiście do rąk sygnalisty, listem poleconym wysłanym pod adres wskazany przez sygnalistę w zgłoszeniu lub e-mailem na adres poczty elektronicznej wskazany przez sygnalistę w zgłoszeniu. Dokumenty poświadczające dokonanie potwierdzenia gromadzi w aktach (teczce) danego zgłoszenia wewnętrznego.
5. Pracownik, o którym mowa w ust. 1 zobowiązany jest dokonać weryfikacji zgłoszenia w szczególności poprzez:
1) analizę dokumentacji akt sprawy;
2) wystąpienie do sygnalisty o uzupełnienie informacji,
3) rozmowa z osobą której dotyczy zgłoszenie,
4) rozmowy z innymi osobami mogącymi posiadać wiedzę w przedmiotowej sprawie, nawet jeżeli nie zostali wskazani przez sygnalistę.
6. Pracownik, o którym mowa w ust. 1 zobowiązany jest procedować zgłoszenie z należytą starannością, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników, osób, których zgłoszenie dotyczy oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. W związku z tym pracownik ma obowiązek.:
1) poinformować osoby, której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy o wpłynięciu zgłoszenia wewnętrznego i wszczęciu postępowania wyjaśniającego i o konieczności składania wyjaśnień zgodnych z prawdą,
2) pouczyć osoby, z którymi toczy rozmowy podczas postępowania wyjaśniającego, o konieczności składania wyjaśnień zgodnych z prawdą,
3) dokumentować każdą czynność podejmowaną w toku postępowania wyjaśniającego (np. protokół z rozmowy) i umieszczaniu dokumentów w teczce danego zgłoszenia wewnętrznego,
4) dokumentować dowody pozyskane w toku prowadzonych czynności oraz umieszczaniu ich w teczce danego zgłoszenia wewnętrznego,
5) prowadzić postępowanie wyjaśniającego z szacunkiem i poszanowaniem praw i każdej osoby czy jednostki powiązanej z postępowaniem wyjaśniającym, w tym sygnalisty,
6) udzielać na wniosek jakiejkolwiek osoby powiązanej z postępowaniem wyjaśniającym jasnych, przejrzystych, zrozumiałych i cierpliwych odpowiedzi nt. przyczyny wszczęcia postępowania wyjaśniającego, zadawania pytań, czy jego skutków,
7) przetwarzać dane osobowe osób udzielających wyjaśnień w toku postępowania wyjaśniającego zgodnie z rozporządzeniem RODO,
8) uniemożliwiać uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
9) zapewnić ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu; ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
7. Postępowanie wyjaśniające powinno trwać maksymalnie 14 dni kalendarzowych od dnia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, a w razie potrzeby można je przedłużyć jednorazowo, maksymalnie o kolejne 7 dni.
8. Po przeprowadzonej weryfikacji pracownik, o którym mowa w ust. 1 dokonuje oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu i w przypadku:
1) stwierdzenia wystąpienia naruszenia - wtedy podejmowane są następujące działania:
a) występowanie do organów Przedszkola/Szkoły/Placówki/Zespołu* z wnioskami dotyczącymi podjęcia działań zmierzających do usunięcia uchybień wskazanych w zgłoszeniu i ukaraniu sprawcy,
b) zawiadamianie właściwych organy w zależności od zakresu przedmiotowego naruszenia (m.in. Policję, Prokuraturę, Rzecznika Dyscyplinarnego);
2) braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia – zamyka się zgłoszenie z opisem podjętych czynności i uzasadnienie oraz informuje o tym Sygnalistę oraz osobę, której zgłoszenie dotyczy.
9. W przypadku braku konieczności powiadamiania organów ścigania, o ile okaże się to za zasadne, Dyrektor Szkoły/Przedszkola/Zespołu[1] wskazuje osoby odpowiedzialne za określenie i wdrożenie odpowiednich mechanizmów kontrolnych ograniczających prawdopodobieństwo wystąpienia podobnego zdarzenia w przyszłości.
10. Po przeprowadzonej weryfikacji i ocenie prawdziwości zarzutów pracownik, o którym mowa w ust. 1 przekazuje sygnaliście informacje zwrotną w terminie nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia sygnaliście, 3 miesięcy od upływu 7 dni kalendarzowych od dokonania zgłoszenia. Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia.
11. Jeśli sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną, ust. 10 nie stosuje się.
Ochrona poufności
§ 9
1. Organizacja przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
2. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, są dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 4 do Procedury.
Zakaz działań odwetowych i środki ochrony
§ 10
1. U pracodawcy obowiązuje zakaz działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania takich działań. w stosunku do sygnalisty pod warunkiem, że dana osoba spełnia przesłani z § 3
2. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
1) odmowie nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
14) mobbingu;
15) dyskryminacji;
16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
3. Ochrona dotyczy również osób, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia lub są powiązane z sygnalistą - jeżeli również pozostają w stosunku pracy z pracodawcą zatrudniającym sygnalistę.
§ 11
1. Zapewniając ochronę, o której mowa w § 10 pracodawca, w szczególności:
1) podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu;
2) doprowadza do ukarania, zgodnie z Procedurą pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub powiązane ze zgłaszającym.
Postanowienia końcowe
§ 13
1. Dyrektor obowiązany jest zapoznać pracowników oraz osoby pozostające w innych relacjach zarobkowych z treścią Procedury przed dopuszczeniem ich do pracy.
2. Dyrektor obowiązany jest osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy do przekazania informacji o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
§ 14
1. Niniejsza procedura pozostaje do wglądu każdej zainteresowanej osoby w Sekretariacie oraz zostaje zamieszczona na stronie internetowej jednostki pod adresem: sp4.chojnow.eu
2. Procedura zostanie podana do widomości pracowników oraz innych osób wykonujący pracę w sposób przyjęty w Szkole.
3. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości pracowników oraz innych osób wykonujący pracę.